La gestione degli archivi nelle Amministrazioni Pubbliche
Il Decreto Legislativo 490/99 e l’archiviazione del documento cartaceo
Il Decreto Legislativo 29 ottobre 1999, n. 490 - "Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali”, noto anche come Testo Unico Melandri, è stato concepito, fra l’altro, con l’obiettivo di aggiornare la legislazione in materia di archiviazione dei beni culturali, al cui termine viene data ora una definizione estensiva che comprende anche gli archivi correnti e di deposito, materiale fotografico, spartiti musicali, ecc...
Gli Enti Pubblici sono obbligati ad ordinare e inventariare le proprie serie archivistiche, mentre il Soprintendente Archivistico vigila sulla corretta conservazione dei documenti. Autorizza, inoltre, il trasferimento di tutto l’archivio (storico e di deposito) o parte di esso in luoghi in cui sia già stata preventivamente accertata l’idoneità.
Quanto sopra anche ricorrendo alla esternalizzazione del servizio di archiviazione presso quelle società in grado di ottemperare alle norme di legge e che possono contare su un Responsabile di Progetto in possesso di determinati requisiti professionali qualificati, in particolare Diploma di Archivistica rilasciato dalle Scuole degli Archivi di Stato oppure Diploma di Laurea in Conservazione dei Beni Culturali, indirizzo archivistico.
Il servizio di archiviazione Memar-Monteassegni per le Amministrazioni Pubbliche
Memar-Monteassegni possiede il necessario know-how per la tenuta e la gestione di archivi di elevate quantità di documenti, sia storici che di deposito. Le sue sedi sono idonee alla conservazione di archivi e rispondono a tutti i requisiti richiesti dalle norme antincendio, antieffrazione e di sicurezza degli ambienti di lavoro. Dispone altresì di Responsabili di Progetto in possesso dei requisiti professionali qualificati richiesti dalle Soprintendenze Archivistiche per questo servizio. Inoltre, vista la documentata esperienza in questo specifico settore, Memar-Monteassegni può supportare l’Ente nella gestione dei rapporti con la Soprintendenza Archivistica.
Memar-Monteassegni è in grado di creare un servizio di consulenza, archiviazione, catalogazione e custodia di tutta la documentazione cartacea prodotta dall’attività dell’Ente, finalizzato al tempestivo inoltro di documenti in copia o in originale agli utenti che necessitano della loro consultazione.
Questa attività può essere collegata ad un servizio di riproduzione e gestione elettronica documentale per la trasformazione di archivi cartacei in banche dati di immagini organizzate e catalogate.
La metodologia di archiviazione Memar
1) Presa in carico del materiale documentario e custodia dello stesso in ambiente idoneo alla conservazione di archivi.
2) Elaborazione di procedure standardizzate per il controllo delle fasi di presa in carico del materiale, trasporto e collocazione presso l’archivio.
3) Creazione di un data-base informatizzato del complesso documentario acquisito.
